1. Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước.
2. Thời hạn giải quyết: Trong buổi làm việc, sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
4. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Phòng Tư pháp.
5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao đã được chứng thực.
6. Lệ phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện. Cán bộ chuyên môn kiểm tra hồ sơ, trường hợp không đầy đủ, không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn chỉnh; trường hợp đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ và viết phiếu hẹn.
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho Phòng Tư pháp xử lý theo quy định.
Bước 3: Phòng Tư pháp chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho cá nhân theo quy định.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
a) Thành phần hồ sơ gồm:
- Bản sao cần chứng thực;
- Bản chính để đối chiếu.
b) Số lượng hồ sơ: Không quy định.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
- Bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao không thuộc các trường hợp sau:
+ Bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
+ Bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
+ Có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;
+ Có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch;
- Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 12/10/2015 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
