1. Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.
2. Thời hạn giải quyết: Trong ngày làm việc kể từ khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ (nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo). Trong trường hợp phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 02 ngày làm việc.
3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
4. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp huyện.
5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Trích lục hộ tịch.
6. Lệ phí: 60.000 đồng/lần.
7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh;
- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc giám hộ, nhận cha, mẹ, con;
- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi;
- Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch;
- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện. Cán bộ được phân công tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn chỉnh bằng văn bản; trường hợp đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ và viết phiếu hẹn trả kết quả. Sau đó Bộ phận này chuyển đến Phòng Tư pháp.
Bước 2: Phòng Tư pháp xem xét trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký Trích lục hộ tịch.
Bước 3: Phòng Tư pháp chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho cá nhân.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
a) Thành phần hồ sơ gồm:
* Giấy tờ phải nộp:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh các việc khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
- Trường hợp ủy quyền cho người khác làm thay thì phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ với người ủy quyền.
* Giấy tờ phải xuất trình:
- Bản chính một trong các giấy tờ chứng minh nhân thân là Giấy CMND, Hộ chiếu, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng của người yêu cầu;
- Bản chính giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu (chỉ áp dụng trong giai đoạn chuyển tiếp).
(Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải nộp và xuất trình).
b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đồng thời, phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Hộ tịch ngày 20/11/2014;
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
- Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
- Thông tư số 179/2015/TT-BTC ngày 13/11/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 02/2014/TT-BTC ngày 02/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày 20/8/2014 của UBND tỉnh ban hành quy định về mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
