Bước 1: Chủ dự án nộp hồ sơ đề nghị kiểm tra, xác nhận việc thực hiện các công trình, biện pháp bảo vệ môi trường phục vụ giai đoạn vận hành của dự án tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Hà Tĩnh (1. Địa chỉ Trụ sở chính tại Khu hành chính Dịch vụ hậu cảng xã Kỳ Lợi, huyện Kỳ Anh; 2. Khối phố 5, Thị trấn Tây Sơn, Huyện Hương Sơn). Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ; Nếu đủ và hợp lệ thì viết biên nhận; Nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

          Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên & Môi trường để xem xét. Phòng Tài nguyên & Môi trường tiến hành rà soát hồ sơ, trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc phải thông báo bằng văn bản cho Chủ dự án để hoàn thiện hồ sơ.

          Bước 3: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Tài nguyên & Môi trường tham mưu Trưởng ban ban hành Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra, xác nhận việc thực hiện các công trình, biện pháp bảo vệ môi trường phục vụ giai đoạn vận hành. Trong thời gian 13 (mươi ba) ngày phải thông báo cho chủ dự án và tổ chức kiểm tra.

          Bước 4. Đoàn kiểm tra lập biên bản kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế có chữ ký của Trưởng đoàn kiểm tra và đại diện có thẩm quyền của Chủ dự án. Trường hợp Dự án chưa đủ điều kiện để cấp giấy xác nhận thì trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ thời điểm có kết quả kiểm tra, Phòng Tài nguyên & Môi trường tham mưu cho Trưởng ban hành văn bản thông báo cho chủ dự án để khắc phục những tồn tại theo văn bản thông báo và gửi lại Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Hà Tĩnh. Trường hợp cần thiết Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Hà Tĩnh có thể tổ chức kiểm tra lại các công trình, biện pháp bảo vệ môi trường sau khi được Chủ dự án khắc phục.

Bước 5. Trong thời gian 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đã hoàn chỉnh các nội dung còn tồn tại, Phòng Tài nguyên & Môi trường tham mưu Trưởng ban ra quyết định xác nhận hoàn thành công trình và các biện pháp bảo vệ môi trường.

          Bước 6: Phòng Tài nguyên & Môi trường chuyển hồ sơ đã phê duyệt cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để trả cho Chủ dự án.

          - Khi đến nhận kết quả người nhận phải xuất trình phiếu biên nhận hồ sơ.

          - Trường hợp đến nhận thay thì phải có giấy ủy quyền (có xác nhận của cơ quan hoặc UBND cấp xã) và giấy chứng minh nhân dân của người được ủy quyền.

- Một (01) văn bản đề nghị kiểm tra, xác nhận hoàn thành công trình bảo vệ môi trường;

- Một (01) bản sao quyết định phê duyệt kèm theo bản sao báo cáo đánh giá tác động môi trường của dự án đã được phê duyệt (trường hợp không phải Ban phê duyệt);

- Bảy (07) bản báo cáo kết quả thực hiện các công trình bảo vệ môi trường phục vụ giai đoạn vận hành của dự án.

- Luật Bảo vệ môi trường ngày 23/6/2014 của Quốc hội;

- Nghị định số 18/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định về quy hoạch bảo vệ môi trường, đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường, kế hoạch bảo vệ môi trường;

- Thông tư số 27/2015/TT-BTNMT ngày 29 tháng 5 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường và kế hoạch bảo vệ môi trường ;

- Văn bản số 2747/UBND-NL1 ngày 30/6/2014 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về việc ủy quyền một số nhiệm vụ cho Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Hà Tĩnh;